Day - Book कैसे बनाएं ?
डे-बुक क्या है ?और डे-बुक बनाने के क्या फ़ायदे हैं ? -:
डे-बुक एक ऐसी किताब है जिसके अंतर्गत कोई भी कंपनियां संगठन अपने दैनिक खर्चों के लेन-देन का हिसाब रखने के लिए बनाती हैं।
Daybook बनाने का मुख्य फायदा यह है कि इसको बनाने से किसी भी संगठन या कंपनी अपने दिन प्रतिदिन के व्यवसाय के लेन देन का हिसाब किताब रख सकती है इससे हमें यह पता चलता है कि पिछले कल या पिछले साल या आज के दिन व्यवसाय का कितना लेनदेन हुआ है इसमें हम यह भी जान सकते हैं कि हमारे द्वारा कितना अमाउंट पेमेंट किया गया है और हमें कितना अमाउंट रिसीव हुआ है इन सभी का पता लगाने के लिए ही हम Daybook को बनाते हैं।
Daybook को बनाने के लिए हमे अपने कंप्यूटर में ms-excel को ओपन कर लेना है जिसमें एक बैलेंक शीट लेकर उसमें डाटा को put on करना है जिसमें हमारी 3 सीटें आएंगी पहली सीट रिसीव राशि की होगी दूसरी पेमेंट अमाउंट की होगी और तीसरी Daybook की होगी।
रिसीव वाली फाइल मैं सबसे पहले सीरियल नंबर डे-डेट, रसीद मेथड अमाउंट और डिस्क्रिप्शन आएगा।
सीरियल नंबर ऑटोमेटिक निकालने के लिए हमें सीरियल नंबर वाले सेल में इक्वल टू आई का फार्मूला लगाना होगा जोकि है Day वाली सेल अगर ब्लैंक हैं तो ब्लैक आ जाए बन्ना Row का फार्मूला लग जाए-:
=IF(C13="","",ROW(1:1))
अगले कॉलम में ऑटोमेटिक डे निकालने के लिए हमें इस फार्मूला को लगाना होगा जो कि है
=IF([@Date]="","",TEXT(D13,"ddd"))
इन दोनों फार्मूला को भरने के बाद जैसे ही हम डेट इंटर करेंगे अपडेट के अनुसार ऑटोमेटिक Day और सीरियल नंबर आने लग जाएंगे ऐसे ही यदि हम डेट वाले सेक्शन में डाटा एंट्री करेंगे तो डेड के अनुसार हमारा डे और सीरियल नंबर ऑटोमेटिक आ जाएंगे।
अगला स्टेप Payment method का होगा इसके लिए हमें अलग-अलग pay मेथड की ड्रॉपडाउनलिस्ट बनानी होगी ड्रॉपडाउनलिस्ट बन जाने के बाद हमें अमाउंट और डिस्क्रिप्शन वाला सेक्शन इंटर करना होगा।
इतना कर लेने के बाद अब हमें समरी पर जाना होगा जिसमें हमारे Recieved मेथड के कार्ड, गूगल पे, फोन पे इत्यादि आएंगे और उनका हमें सब टोटल करना होगा जिसके लिए इक्वल टू सम का फॉर्मूला लगाना पड़ेगा उसे अगले टाइम में यदि हम इन मेथड के अमाउंट को निकालना चहते हैं तो उसके लिए इस फार्मूले को लगाना पड़ेगा जोकि है -:
=SUMIF(E13:E16,B3,F13:F16)
इस फार्मूले को लगाने के बाद सभी मेथड के अमाउंट आ जाएंगे और इनका टोटल अमाउंट आने के लिए सम का फार्मूला लगाना पड़ेगा जो की है
=SUM(C3:C6)
ऐसा सब करने पर हमारी रिसीव अमाउंट की सीट बनकर तैयार हो जाएगी अब हमें पेमेंट सीट पर जाना होगा उसके लिए हमें Recevied book का पूरा डाटा कंट्रोल ए द्वारा सिलेक्ट करना होगा और कॉपी करके पेमेंट वाले sheet में पेस्ट कर देना है ऐसा करने पर हमारा पेमेंट का फॉर्मेट भी तैयार हो जाएगा और इसमें हमें थोड़ा सा डाटा चेंज करना पड़ेगा। जिसके लिए जहां जहां रिसीव अमाउंट है वहां पर हमें पेमेंट अमाउंट लिखना होगा और बाकी सारी प्रोसेस सेम ही रहेगी। जैसी की रिसीव अमाउंट रिसिप्ट वाली सीट में थी वैसा ही डाटा हमारा पेमेंट में भी आ जाएगा।
रिसिप्ट और पेमेंट सीट तैयार हो जाने के बाद अब हमें Daybook को बनाना होगा जिसके लिए निम्न steps को अपनाना होगा। सबसे पहले हमें डेट को इंटर करना होगा उसके बाद Day, रिसिप्ट अमाउंट, पेमेंट अमाउंट डे बैलेंस और टोटल बैलेंस जोकि है -:
Date ! Day ! Recieved (₹) ! Payment (₹) ! Balance of Day ! Total Balance !
1/1/2022 ! Sat ! 1000 ! 1000 ! 0 ! 1000
1/2/2022 ! Sun ! 1000 ! 5000 ! -4000 ! 10000
इतना हो जाने के बाद अब हमें सर्च बाय डेट के फॉर्मेट को बनाना होगा जिसमें सबसे पहले डेट आएगी। Rceived amount, पेमेंट amount,टोटल डे बैलेंस और टोटल बैलेंस आएगा जब रिसिप्ट वाले अकाउंट में अमाउंट को निकालने के लिए हमें vlookup लुकअप का फार्मूला लगाना पड़ेगा जोकि है -:
=VLOOKUP(B8,Table4,3,0)
अब इस फार्मूला को बाकी सभी सेल में कॉपी पेस्ट करना होगा ऐसा करने पर हमें सभी के amount प्राप्त हो जाएंगे परंतु हमें सिर्फ कॉलम इंडेक्स नंबर ही बदलना होगा जिसमें पेमेंट अमाउंट, टोटल बैलेंस और डे बैलेंस खुद ही कैलकुलेट होकर निकला आयेंगे।
इस प्रकार हमारी तीनों sheet बनकर तैयार हो जाएगी। जिसमें पहले सीट रसीपट amount की होगी दूसरी पेमेंट अमाउंट की होगी और तीसरी डे बुक की और डे बुक में जैसे ही हम डेट चेंज करेंगे तो उसमें ऑटोमेटिक ही रिसीव वाली सीट का और पेमेंट बाली sheet का अमाउंट वाली सीट अपने आप ही निकले कर आ जाएगा। इस प्रकार हमारी Daybook बनकर तैयार हो जाएगी और हम जब मर्जी तब जिस तारीख को कभी डाटा देखना चाहे केवल हमें तारीख ही एंटर करनी होगी और बाकी सारा डाटा चाहे वो Recieb या Payment का हो अपने आप आ जाएगा।
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